Anna Langheiter
Überblick
Ein Industrieunternehmen aus dem Bereich Turbinenbau rollte eine Prozessmanagementmethode aus, die sich 8D nennt. Dabei handelt es sich um ein Dokument im Rahmen des Qualitätsmanagements, das im Falle von Qualitätsproblemen acht Disziplinen (8D) abarbeitet, um die Ursache des Problems herauszufinden und dauerhaft abzustellen.
Es wurden Trainings auf drei Ebenen designt: für die Mitarbeiter:innen, für die Projektleitungen und für die Projektcoaches, die die Projektleitungen bei schwierigen/kritischen Problemen unterstützen sollen.
Thema
Die Teilnehmenden im Training für die Projektcoaches sind exzellente Fachleute, die detaillierteres Know-how zum Thema 8D und vor allem zur neuen Rolle als Projektcoach lernen sollen.
Inszenierung
a. Vorbereitung
Ich bereite das Tool StackMan vor und schreibe die Regeln auf ein Flipchart: Es gibt ein Team und einen Coach. Die Teilnehmenden müssen alle Teile wie in der Anleitung beschrieben zusammenbauen. Die einzigen erlaubten Materialien sind die StackMan-Teile, ein Stift und Post-its.
b. Durchführung
„Wir haben gerade eine Wiederholung der unterschiedlichen Phasen von 8D gemacht und die Fragen zu den Grundlagen beantwortet. Jetzt geht es um die Rolle des Projektcoaches, die ja auch ein sehr wichtiger Bestandteil dieses Trainings ist. Um die Rolle eines Projektcoaches zu klären, habe ich euch eine Herausforderung mitgebracht. Bevor ich näher darauf eingehe, bräuchte ich einen Freiwilligen.“
Ein Teilnehmer meldet sich und ich teile ihm mit, dass er jetzt der Projektcoach sei. Für diese Rolle übergebe ich ihm eine gelbe Schirmkappe, damit er für alle anderen Teilnehmenden klar als Projektcoach erkennbar ist.
Jetzt wird das Team gebrieft: „Ihr seid das Projektteam und eure Aufgabe ist es, als Team das Projekt zu vollenden! Das Projekt besteht darin, dass ihr die Teile (ich zeige auf die 15 Teile) wie in dieser Anleitung gezeigt (ich lege die Anleitung auf den Boden) zusammenbaut. Jede:r hat dabei ihren:seinen Anteil (ein oder zwei Teile von StackMan) und trägt als Teammitglied dazu bei, dass es ein erfolgreiches Projekt wird.“ Ich gebe jedem Teammitglied ein bis zwei Teile in die Hand, lege die Beschreibung, die Post-its und den Stift auf dem Boden.
Der Coach ist neugierig und will wissen, was denn seine Rolle sei. Meine Erklärung ist absichtlich knapp: Er sei der Coach, er solle mal sehen, was die Projektmitarbeitenden so machen, und dann eingreifen, wenn er das Gefühl habe, dass die Gruppe das brauche.
„Gibt es noch Fragen? Ja, dann bin ich schon ganz neugierig, wie ihr es gemeinsam mit guter Kommunikation und Zusammenarbeit und auch mithilfe des Projektcoaches schaffen werdet, das Projekt erfolgreich zu Ende zu bringen.“
Übertragung in die echte Welt
| Elemente im Lernprojekt | Elemente in der echten Welt |
|---|---|
| Teilnehmende | Projektmitarbeiter |
| Freiwillige:r | Projektcoach |
| Jede:r hat 1–2 Teile | jede:r trägt zum Projekt bei |
| Anleitung | Projektplan |
| Post-its/Stift | Hilfsmittel |
| Teile nach Anleitung verbaut | Projekt ist erfolgreich |
c. Verlauf
Die Gruppe legt los und versucht, die Teile gemäß der Anleitung zusammenzubauen. Zuerst wird einfach zusammengesteckt. Als kein Weiterkommen mehr ist, werden alle Teile wieder auseinandergenommen und der Größe nach sortiert. Es wird diskutiert, gebaut, umgebaut, erneut auseinandergenommen.
Und der Projektcoach? Er beobachtet lange, versucht Fragen zu stellen und wird nicht gehört. Dann nimmt er seine gelbe Coach-Mütze ab und fängt an, daran herumzufingern, während er das Team und die Teile umrundet. Er will helfen und kann sich kein Gehör verschaffen. Schließlich liegt die Mütze am Boden, er ist mittendrin und hilft mit.
Schließlich gelingt die Aufgabe. Die Teammitglieder und der Coach freuen sich und es ist viel gute Energie in der Gruppe.
Reflexion
Die erste Frage stelle ich an die ganze Gruppe „Was hat geholfen, damit das Projekt erfolgreich beendet wurde?“ und es sprudelt aus ihnen nur so heraus.
Dann komme ich zur wichtigen Frage – nämlich zur Frage nach der Rolle des Projektcoachs: „Ihr hattet doch einen Coach, was hat er getan, damit das Projekt erfolgreich beendet wurde?“ Jetzt werden die Teilnehmenden sehr nachdenklich, weil sie überlegen, ob er überhaupt etwas getan hat. Manche haben seine Interventionsversuche wahrgenommen, manche waren dazu zu involviert. Erst als er mitgeholfen hat, wurde er als Teammitglied akzeptiert und erfreut eingebunden.
„Was hätte der Projektcoach denn tun können, damit das Projekt besser hätte abgewickelt werden können?“ Und jetzt fange ich an, zu sammeln, was denn die Aufgaben und Fähigkeiten eines guten Projektcoaches sein sollten.
Auch der Projektcoach selbst kommt jetzt ins Spiel. Wie hat er seine Rolle verstanden? Wie gut glaubt er, sie ausgefüllt zu haben? Wo glaubt er, hätte er mehr oder weniger tun können? Wenn er es nochmals machen würde, was würde er anders machen?
Aus allen Antworten unter Einbeziehung der Gruppe entsteht dann ein klares Bild der Aufgaben eines Projektcoaches:
• Zusehen und die Arbeit nicht selbst machen
• „Großartige“ Fragen stellen (im Original: „Ask great questions“)
• Vorschläge dürfen manchmal/selten gemacht werden
• Den Projektleiter und das Team ermutigen
• Teilen von Best Practices
• Hilfe beim Überwinden von Hindernissen
• „Hilf den Menschen, es selbst zu tun“
Fazit
Durch die Anwendung von StackMan wurde die Rolle des Projektcoaches emotional erlebt und danach in allen Facetten beleuchtet. Anschließend konnten die zukünftigen Aufgaben des Projektcoaches gemeinsam geklärt werden. Ein starkes Zeichen zu Beginn des Trainings!